近日，北京市丰台区总工会劳动争议调解中心调处了这样一起案例：某科技公司以发电子邮件的形式简单和员工约定了相关权利义务后，就声称已经和员工签订书面劳动合同。员工小高离职后以单位未与其签订书面劳动合同为由申请维权。经过工会调解，因上述电子邮件不具备相应条款，不能视为书面劳动合同，该科技公司向小高支付了相应赔偿。
丰台区总工会劳动争议调解中心工会调解员、北京市东易律师事务所律师刘仁午认为，普通电子邮件能否代替书面劳动合同是解决这起劳动争议的关键。那么，在目前的劳动争议案件中，电子邮件能否作为有效的证据呢？
电子邮件证明力惹争议
刘仁午解释说： “在劳动合同的订立形式上， 《劳动合同法》第16条规定：劳动合同由用人单位与劳动者协商一致，并经用人单位与劳动者在劳动合同文本上签字或者盖章生效。这其中的 ‘合同文本’一般是指纸质文本， ‘签字’则指手工签名，所以在劳动争议处理过程中，其他形式的劳动合同通常不被认可。”
2011年媒体也曾报道过一起涉及电子邮件能否作为证据的劳动纠纷：章先生在一家公司工作，劳动合同到期后，章先生与公司没有续签劳动合同。半个多月后，章先生申请劳动争议仲裁，要求公司支付终止劳动合同经济补偿金。公司则辩称，在合同到期前，章先生曾经以电子邮件的形式告知公司不再续签。公司为此提交了一封电子邮件打印件作为证据，旨在证明系章先生主动提出不续签劳动合同，公司无需支付经济补偿金。法院审理认为，用人单位的主张证据不足，不予认定，裁决用人单位向章先生支付经济补偿金。
上海市劳动人事争议仲裁院副院长周国良在接受记者采访时说： “电子邮件肯定能作为证据，且从今年1月1日起施行的新修订的 《民事诉讼法》已将电子数据列为证据的一种。问题是证明力存疑，一般我们要求进行公证。”
电子数据是否归属 “书面文本”？
对如何看待电子数据在劳动争议中的证明力，存在不同观点。
刘仁午律师说： “一些用人单位认为，从今年1月1日起施行的新 《民事诉讼法》已将电子数据列为证据的一种。电子邮件具有方便、快速、成本低等优势，用它来代替劳动合同并没有违反法律规定。不过我还是认为，尽管电子邮件也是一种文本形式，电子签名被视为符合法律法规要求的书面形式，但由于电子签名不能进行笔迹鉴定，一旦发生劳动争议，企业就有败诉的风险。所以，为避免劳动纠纷的发生，用人单位还是应该与员工签订纸质书面劳动合同。”
西南政法大学经济法学院教师李满奎则认为，电子证据能够作为处理劳动纠纷时的依据。首先， 《劳动合同法》规定，劳动合同应当以书面形式订立，但并未就书面形式的涵义做出说明。 《合同法》第11条明确规定：书面形式是指合同书、信件和数据电文 （包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。因此，通过电子邮件等数据电文形式签订的劳动合同符合《劳动合同法》关于书面形式的要求，因此，可以作为确认劳动关系、明确双方权利义务关系的证据。其次，新修订的 《民事诉讼法》明确将电子数据列为证据的一种种类，因此对于劳动争议而言，电子证据自然可以作为处理案件的证据。包括电子邮件在内的数据电文作为劳动者经常使用的一种工作沟通工具，劳动者当然负有妥善保管密码等义务，从劳动者的系统发送的数据电文应当推定为劳动者的意思表示，除非劳动者提出相反的证据，如邮箱被盗等。
法律风险需积极防范
那么，对于用人单位而言，应该如何防范由此引起的劳动争议呢？
李满奎说： “对于用人单位而言，必然面临电子证据带来的各种风险与冲击，但是用人单位不能因噎废食。因为电子邮件等电子证据在以后的工作中只能变得越来越普及，而非相反。这就要求用人单位采取积极措施防范电子证据带来的风险。”
他指出，对于劳动合同等确定双方权利义务的关键证据，用人单位可以规定或者约定只能以纸质形式订立，以避免因电子数据的随意性而出现合同条款不完备的情形。对于需要或者可能通过数据电文提交的通知、告知，或者工作要求、工作任务，用人单位应当事先与劳动者约定双方各自特定的接收系统，通知、告知，或者工作要求、工作任务进入特定接收系统的，视为达到对方。在此基础上，用人单位应当建立对邮件等数据电文进行及时处理的程序，避免出现因对劳动者发送的数据电文处理不及时造成经济损失。
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